Ред и организация или владеене на хаоса

Пробвали ли сте да потърсите в Google цитати за хаоса и да видите какво ще ви излезе? 90% от нещата са как хаосът предшества големите промени, как силни са не тези, които се справят добре в реда, а тези, които успяват да владеят хаоса и тн. Да кажем, че за повечето неща съм съгласна. Обаче, когато става дума за работа някак не мога да се съглася.

Една ситуация, която предполагам се е случвала в подобен вариант на всеки от вас:

На работа ми изниква задача, която съответно изисква информация, която аз нямам. И се започва лудото писане на колеги. Пиша на един, той ме препраща към втори, той към трети. Третият евентуално поназнайва малко ама не съвсем и ме препраща към четвърти, който със сигурност знаел. Четвъртият ми казва “Ааа това за първи път го чувам ама Пешо май го знае”. Хайде пиша и на него. В добрите дни последният от веригата наистина има информацията, която ми трябва. Случва се обаче така и да не мога да намеря правилния човек. Това ме дразни неимоверно много, а и е излишно да казвам колко от времето ми заминава на вятъра!

По същият начин е и когато се обадя примерно в кол ценър с някакъв проблем – я за интернет, я за кабелна, я за ток. Започва се едно лудо прехвърляне. Първо чакаш някой да ти вдигне, а в това време слушаш уж някаква успокояваща мелодийка, но реално тя подсъзнателно ти танцува по нервичките. След като поне 10 пъти си чул “Вашето обаждане е важно за нас” най-после се свързваш. Обясняваш си проблема и ти казват “О, вие не сте за тук. Момент да ви прехвърля”. Чакате отново друг оператор да се освободи, а междувременно “Вашето обаждане е важно за нас”.

Йеееее някой вдигна. Обяснявате пак какво не е наред. Започва се една комуникация с техническите лица. Ама всъщност операторът не е много наясно. Накрая след разговора уж сте обяснили ама пък до колко са ви разбрали пак не е много сигурно. Звъните след 2 дена, защото проблемът не е отстранен. Вдига 3-ти оператор, на когото отново тряба да обясните всичко. В такива моменти започвам да се чудя дали е крайно належащо да си оправя проблема или мога да живея и с него.

А когато ходите да си оправяте някакви документи? АД! За там дори няма и да давам пример. Съмнява ме, че има и един човек, при когото всичко да е минало гладко и от раз.

И в трите случая според мен проблемът е липса на организация. Когато фирмата е от 5-10-20 човека, това не е проблем. Провиквате се “Абе някой има ли репорта за март за продажбите” и от другия край някой отговаря “Аз го имам. Сега ще ти го пратя”. Когато обаче фирмата е от повече хора или пък в различни офиси или градове, тогава този тип “организация” не сработва.

Как да организираме работата:

• Всеки трябва да знае за какво отговаря. Така хем работата ще е свършена, хем после се знае кой е отговорен и ако нещо не е наред се говори с конкретния човек.
• Всеки трябва да знае другите за какво отговарят. Така, когато ви трябва информация, знаете точно от кого да си я поискате. За тази цел може да се направи организационна схема с отговорностите и като ви трябва нещо пишете на конкретния човек, а не на 10 други преди това. Дори може да е със снимки. При по-голяма компания така хората по-лесно ще се ориентират.

Какви са ползите от организираната работа:

• Спестява се адски много време, което в крайна сметка е един от най-важните ресурси.
• Спестяват се много нерви и работата върви гладко.
• Не се прекъсва работата и концентрацията на десет човека, докато стигнете до този, който ви трябва.
• Ако нещо се обърка знаете кой е отговорен.
• По-лесно се следват цели и постигат резултати ако човек си знае, че това са неговите цели и после ще трябва да отговаря за тях.
• Можете по-лесно да прецените дали имате недостиг на човешки ресурс и да си планирате предварително за кои задачи нямате човек или пък имате, но трябва да го обучите.
• Ако работите с клиенти – те са щастливи и доволни, а не раздразнени и склонни да оставят негативен коментар.

Никога не е късно да организирате работата по един по-ефективен начин. Разбира се, по-добре е ако започнете докато фирмата е малка, а не след като сте 100+ човека и вече всичко е хаос. Но в крайна сметка по-добре късно от колкото никога.